Księgowość firm IT w Toruniu – kto może skorzystać z ulg?

Według danych GUS w roku 2025 w Toruniu zarejestrowanych było 30 345 podmiotów gospodarki narodowej, przy czym 19 875 podmiotów to osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Wśród toruńskich przedsiębiorstw jest wiele software house’ów i mniejszych podmiotów świadczących usługi informatyczne. Niektóre firmy z tego sektora mogą korzystać ze specjalnych ulg podatkowych – jakich?

Prowadzenie księgowości w branży IT – najważniejsze informacje

Prowadzenie księgowości w sektorze informatycznym wymaga znajomości specyfiki branży ze względu na zróżnicowany charakter działalności oraz często współpracę z podmiotami zagranicznymi – zarówno z Unii Europejskiej, jak i z państw trzecich. Na początku księgowość IT sprowadza się do wyboru najkorzystniejszej formy opodatkowania:

• ryczałtu ewidencjonowanego (12% lub 8,5% w zależności od PKD);
• skali podatkowej (12% lub 32% w zależności od dochodu);
• lub podatku liniowego (19% niezależnie od dochodu). 

Ryczałt 8,5% czy 12%? To pytanie zadaje sobie wiele osób, które zamierzają prowadzić własną działalność w branży informatycznej. Co do zasady, w branży IT stosuje się stawkę 12% zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 2b ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. W niektórych przypadkach można zastosować stawkę 8,5%, jednak klasyfikacja zależy od faktycznego zakresu usług i kodu PKWiU. W razie wątpliwości warto zwrócić się do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie interpretacji indywidualnej.

Od wyboru formy opodatkowania zależy sposób ewidencjonowania sprzedaży, a także wysokość zobowiązań podatkowych, co z kolei jest związane z możliwością odliczania kosztów firmowych i ulg. W tym artykule przyjrzymy się ulgom, z jakich mogą korzystać przedsiębiorcy z branży IT.

Z jakich ulg może korzystać firma z branży IT?

Podobnie jak inni przedsiębiorcy branża informatyczna może korzystać z szeregu ulg i odliczeń obniżających wysokość zobowiązania podatkowego. Szczególnym zainteresowaniem firm z sektora IT cieszą się ulga na badania i rozwój oraz ulga IP Box.

Ulga na badania i rozwój (B+R)

Ulga na badania i rozwój ma wspierać innowacyjne przedsiębiorstwa. Aby skorzystać z tej preferencji podatkowej, firma musi prowadzić działalność twórczą w sposób systematyczny, w zakresie badań naukowych lub prac rozwojowych. W ramach ulgi można obniżyć podstawę opodatkowania o koszty kwalifikowane w wysokości 100% lub 200% (wynagrodzenia). W praktyce oznacza to, że ten sam koszt można odliczyć najpierw jako koszt uzyskania przychodu na zasadach ogólnych, a następnie można odliczyć go od dochodu podlegającemu opodatkowaniu w ramach ulgi B+R (obowiązują limity). Ulga na badania i rozwój w IT jest popularna ze względu na bardzo innowacyjny charakter ten branży, ukierunkowany na nowoczesne technologie.

Koszty kwalifikowane w uldze B+R:

• wynagrodzenia wraz ze składkami;
• zakup materiałów i surowców;
• nabycie specjalistycznego sprzętu niebędącego środkiem trwałym;
• ekspertyzy, opinie i doradztwo;
• odpłatne użytkowanie aparatury naukowo-badawczej;
• koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego;
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (z wyjątkiem samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością).

Uwaga: poniesione koszty muszą być związane z działalnością badawczo-rozwojową.

Ulga IP Box

Kolejnym narzędziem często stosowanym przez branżę IT jest ulga IP Box, która pozwala na korzystanie z preferencyjnej stawki podatku w wysokości 5% dla określonych przychodów. Ulga ta jest dostępna zarówno dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), jak i podatników podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Ulga IP Box dla programistów skierowana jest do przedsiębiorców, którzy spełniają następujące warunki:

• prowadzą działalność badawczo-rozwojową (kryteria jak dla ulgi B+R);
• wytwarzają kwalifikowane prawo własności intelektualnej (IP);
• osiągają dochód z kwalifikowanego IP, który podlega opodatkowaniu w Polsce;
• ponoszą koszty kwalifikowane w związku z kwalifikowanym IP.

Do kwalifikowanych IP zaliczamy m.in. patenty, prawo ochronne na wzór użytkowy, prawo z rejestracji topografii układu scalonego oraz autorskie prawo do programu komputerowego. Operacje finansowe związane z kwalifikowanym IP wymagają prowadzenia odrębnej ewidencji.

Którzy przedsiębiorcy mogą korzystać z ulg dla branży IT?

Aby skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej i ulgi IP Box, przedsiębiorca musi spełnić szereg warunków. Podstawowym kryterium w obu preferencjach jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej zgodnie z definicją zawartą w art. 4a pkt 26 ustawy o CIT, który z kolei odwołuje się do definicji zawartych w art. 4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Co ważne, przedsiębiorcy spełniający kryteria mogą korzystać z obu ulg jednocześnie, niezależnie od skali prowadzenia działalności – mogą to być zarówno duże przedsiębiorstwa podlegające podatkowi CIT, jak i mikroprzedsiębiorcy, którzy są płatnikami podatku PIT. Niestety obie ulgi nie przysługują przedsiębiorcom, którzy rozliczają się w formie ryczałtu ewidencjonowanego. 

Artykuł został zweryfikowany pod kątem merytorycznym przez Krajową Kancelarię Rachunkową, ekspertów od księgowości firm IT.